كيف صنع ERP طفرة في إدارة قطاع الأعمال ؟

 لتحقيق النجاح في بيئة الأعمال الحالية التي تزداد فيها المنافسة والتعقيد ، تحتاج إلى وضع أنظمة تتيح لك التبسيط والأتمتة والتوسيع بسهولة. سيضعك هذا المقال على المسار الصحيح نحو اختيار وتنفيذ وإدارة نظام تخطيط موارد المؤسسات في مؤسستك.

ERP تعني تخطيط موارد المؤسسات. يتكون برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من أدوات إدارة عمليات الأعمال القوية والاستراتيجية التي يمكن استخدامها لإدارة المعلومات داخل المؤسسة. على الرغم من اختلاف كل شركة ومؤسسة تعمل اليوم ، إلا أنهم جميعًا يواجهون تحديًا مشتركًا: من أجل الحفاظ على قدرتهم التنافسية في بيئة الأعمال الحالية ، يحتاجون إلى طريقة يمكن الاعتماد عليها وفعالة لتخزين المعلومات والوصول إليها.

سيوفر لك هذا المقال نظرة عامة متعمقة حول موضوع تخطيط موارد المؤسسة.

هناك المئات من المفاهيم والمصطلحات المتعلقة بتخطيط موارد المؤسسة ، ولكن فيما يلي عشرة مفاهيم تستحق الفهم الآن ، قبل أن تقرر ما إذا كنت تريد تنفيذ حل ERP في عملك:

تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هى أدوات إدارة عمليات الأعمال التي يمكن استخدامها لإدارة المعلومات عبر المؤسسة.

  • تخطيط موارد المؤسسات المستندة إلى السحابة: برنامج ERP موجود ويديره مزودك خارج الموقع.
  • إدارة سلسلة التوريد: تدفق السلع والخدمات من نقطة المنشأ إلى نقطة الاستهلاك.
  • موردو الجهات الخارجية: الشركات أو الشركاء الذين يمكن دمجهم في نظام ERP الخاص بك.
  • تخطيط متطلبات السعة: طريقة تستخدم لتحديد الطاقة الإنتاجية المتاحة للشركة.
  • حلول التنقل: القدرة على الوصول إلى بياناتك من خلال نظام تخطيط موارد المؤسسات الخاص بك من أي مكان وباستخدام الأجهزة المحمولة.
  • خيارات نشر تخطيط موارد المؤسسات: أنواع نظام تخطيط موارد المؤسسات التي يمكنك تنفيذها في مؤسستك.
  • هندسة الأعمال: كيف يتم تنظيم المنظمة ؛ كل الأجزاء المتحركة.
  • إدارة علاقات العملاء: الأدوات التي تستخدمها الشركات لإدارة التفاعلات مع العملاء.

 

تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على تبسيط عملية جمع بيانات مؤسستك وتخزينها واستخدامها. يمكن أن يساعدك نظام ERP الصحيح في جمع البيانات وتخزينها في مكان مركزي واحد من مناطق مثل:

محاسبة مالية – الموارد البشرية – إدارة علاقات العملاء – إدارة الانتاج – ذكاء الأعمال – إدارة المستودعات – ادارة المخزون – إدارة الأمدادات – نقاط البيع (POS) – التجارة الإلكترونية

 

الفوائد الأساسية لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات

لماذا يقوم عدد أكبر من الشركات من جميع الأحجام بتنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) اليوم أكثر من أي وقت مضى؟ فيما يلي بعض الأسباب والفوائد الرئيسية لاستخدام المؤسسات لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات:

  • يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على أتمتة وتبسيط العمليات عبر الإدارات
  • الرؤية في الوقت الحقيقي تدعم الابتكار
  • ظبط الحسابات المالية
  • تزويد قادة الأعمال برؤية في الوقت الفعلي لعملياتهم.
  • تزويد قادة الأعمال والفرق بإمكانية الوصول الفوري إلى سلاسل التوريد العالمية الخاصة بهم.
  • تمكين قادة الأعمال من تحديد التحديات واكتشاف الفرص واتخاذ قرارات أسرع تؤثر على مجالات مختلفة من أعمالهم.
  • امنح الموظفين الأدوات والبيانات التي يحتاجون إليها لتحقيق النجاح.
  • قدم نقطة واحدة للحقيقة للمنظمات.
  • يمكن الوصول إليها غالبًا من أي مكان (خارج الموقع ومن الأجهزة المحمولة).
  • ساعد في زيادة الإنتاجية بين فريقك.
  • اجعل من السهل على الفرق التعاون مع بعضها البعض ومع موردي الجهات الخارجية.
  • قدم أدوات قوية لإعداد التقارير والتنبؤ يمكنك استخدامها لاتخاذ قرارات مستنيرة حول مستقبل عملك.
  • حافظ على أمان البيانات ، ومساعدتك على ضمان استمرار عملك في العمل وفقًا للقوانين والإرشادات التنظيمية العالمية.
  •  

كيف تختار الحل الصحيح للمؤسسه ؟

إذا كنت تبحث عن أول حل لتخطيط موارد المؤسسات أو تتطلع إلى الترقية من نظام موجود ، فإن عملية التقييم والاختيار والتنفيذ هي قرار استراتيجي طويل المدى لمؤسستك.

لمساعدتك في هذه العملية ، إليك ثماني خطوات بسيطة لاختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات بنجاح:

الخطوة 1: التقييم

– اجمع أعضاء قيادتك معًا وابدأ المحادثات الأولية حول تخطيط موارد المؤسسات. تأكد من أن كل شخص لديه شفافية في كيفية تقييمك لمقدمي الخدمات.

الخطوة 2: إجراء تقييم

– انظر بشكل نقدي إلى عملك وعملياتك لتحديد ما يعمل بشكل جيد ، والتحديات التي تواجهها ، وما تعتقد أنك بحاجة إليه من أجل التوسع أو إجراء التحسينات.

الخطوة 3: وضع المعايير

– وضع معايير قياسية لاستخدامها عند تقييم البائعين. يمكن أن تشمل المعايير الميزات والسعر والنظام الأساسي وأي شيء آخر يعتقد فريقك أنه مهم عند إجراء التقييمات.

الخطوة 4: جدولة الاستشارات

– حدد موعدًا للمكالمات الهاتفية أو الاجتماعات الشخصية أو العروض التوضيحية عبر الإنترنت مع مندوبي المبيعات وخبراء المنتجات لدى الموردين الذين تفكر فيهم. احصل على انطباع أول عن كل شركة وحاول تدوين الاختلافات بين البائعين الذين تتحدث معهم.

الخطوة 5: قم بإنشاء قائمة مختصرة

– قم بتضييق قائمتك إلى 2-3 مرشحين ترغب في المتابعة معهم.

الخطوة 6: قم بالاتصال

– اتصل بالموردين في قائمتك المختصرة وجدول مكالمات المتابعة لمعرفة المزيد حول كيف يمكن لمنتجاتهم أن تساعد عملك.

الخطوة 7: قم بإعداد الأسئلة التي تعالج مخاوفك

– قم بإعداد أسئلة محددة ترغب في أن يتناولها كل بائع أثناء مكالمة المتابعة.

الخطوة 8: تحقق من مراجع البائعين

– تحدث إلى الشركات الأخرى التي طبقت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات من الموردين الذين تفكر فيهم. اكتشف ما يحلو لهم ، وما لا يعجبهم ، وما لم يتوقعوه ، إذا كانوا قد أوصوا بالفعل البائع الذي تسأل عنه ، وما إلى ذلك. احصل على أكبر قدر ممكن من المعلومات منهم من أجل إنشاء قرار نهائي.

 بمجرد تحديد مورد ERP لنشاطك التجاري واحتياجاتك ، اقض الوقت في تحديد نطاق المشروع بأكمله ، من البداية إلى النهاية. اعمل مع مورد تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك لرسم معالمك الحاسمة ورسم الدورة التدريبية الخاصة بك لتحقيق النجاح.

 

تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات في مؤسستك

عندما تكون مستعدًا أخيرًا لتطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات في مؤسستك ، اتبع أفضل الممارسات والنصائح لضمان نجاحك:

  • فهم العمليات التجارية والمتطلبات الرئيسية. احصل على فهم كامل لجميع المجالات والعمليات والأدوات التي يتكون منها عملك. اقض وقتًا في توثيق مجالات المشاكل ، والعمليات التي تعمل ، والأسئلة التي لديك ، وأي ملاحظات أخرى تريد تسجيلها استعدادًا لتنفيذ نظام جديد في عملك.
  • بناء حالة عمل لتخطيط موارد المؤسسات مع عائد استثمار إيجابي. قم بعمل قائمة بفوائد تنفيذ برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP). شارك قائمتك مع أعضاء الفريق وصناع القرار وأصحاب المصلحة الرئيسيين. ركز على ما لا يعمل في مؤسستك الآن ، وكيف تعتقد أن نظام تخطيط موارد المؤسسات سيساعدك. حدد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي يمكنك قياسها بمجرد تنفيذ النظام الجديد بالكامل عبر مؤسستك.
  • ضمان إدارة المشروع المناسبة والالتزام بالموارد. كلف أحد أعضاء فريقك بمهمة إدارة عملية التنفيذ من البداية إلى النهاية. تأكد من أن هذا الشخص لديه الموارد التي يحتاجها ليكون ناجحًا.
  • اكتساب الالتزام التنفيذي والتنظيمي. احصل على الدعم والالتزام الكاملين من الجميع في مؤسستك ، من الأسفل إلى الأسفل. تأكد من أن الجميع يفهم ما تفعله ، ولماذا تفعل ذلك ، وكيف يؤثر ذلك عليهم وعلى عملهم.
  • التعرف على قيمة التخطيط المبكر. قلل مقدار الوقت الذي يستغرقه التنفيذ الكامل لنظام تخطيط موارد المؤسسات في مؤسستك من خلال التخطيط المسبق. فكر في الموارد التي ستحتاجها في كل خطوة على الطريق لجعل مرحلة النشر تسير بسلاسة وكفاءة قدر الإمكان.
  • ركز على ترحيل البيانات في وقت مبكر من عملية التنفيذ. حدد مقدار البيانات التاريخية التي تريد ترحيلها إلى نظامك ، ثم ضع خططًا لبدء عملية الترحيل في أقرب وقت ممكن. قد يؤدي الانتظار حتى النهاية إلى إحداث فوضى في عمليات عملك. استثمر في التدريب وإدارة التغيير. امنح الموظفين وأعضاء الفريق الوقت الكافي لفهم سبب تنفيذك لنظام جديد وكيف سيؤثر على أدوارهم. تأكد من وجود الجميع على متن الطائرة وشجع أعضاء الفريق على التواصل معك إذا احتاجوا إلى المساعدة.
  • تعرف على سبب تنفيذك لتخطيط موارد المؤسسات. تذكر سبب تنفيذك لنظام جديد في المقام الأول. تحديد المتطلبات ، ووضع المقاييس ، وبناء خطة عمل توضح بوضوح الفوائد التي تتوقعها الشركة من التنفيذ.
  • احصل على مساعدة خارجية عندما تحتاجها. إذا كنت تعتقد أنك ستحتاج إلى القليل من المساعدة الإضافية أثناء أي جزء من عملية التنفيذ ، فتواصل مع مستشار واستفد من خبرته ونصائحه.

سيؤدي اتباع هذه التوصيات وأفضل الممارسات إلى جعل عملية التنفيذ بأكملها أكثر سلاسة. سيساعدونك أيضًا في الحصول على الدعم الذي تحتاجه من موظفيك من أجل تحقيق الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية التي تريد العمل لتحقيقها بمجرد وضع النظام.

واخيرا ….

قياس الأداء والعائد على الاستثمار لتخطيط موارد المؤسسات

يعد قياس أداء نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك جزءًا مهمًا من القدرة على التحقق من الاستثمار الذي قمت به أو الاستمرار في القيام به بمرور الوقت. عند تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في مؤسستك ، حدد أهدافًا محددة ومؤشرات أداء رئيسية يمكنك العمل على مواجهتها بمجرد تطبيق النظام الجديد. ستعتمد كيفية قياس الأداء على طبيعة عملك ، ولكن فيما يلي بعض الأسئلة العامة التي يجب أن تأخذها في الاعتبار عند تعيين مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك:

  • هل سيجعل هذا النظام موظفيي أكثر إنتاجية؟ بكم؟
  • هل سيجعل هذا النظام موظفيي وأنا أكثر سعادة؟
  • كيف سيؤثر هذا النظام الجديد على رضا العملاء؟ هل يمكنني توقع تأثير قابل للقياس وتحديد هدف محدد؟
  • هل سيسمح لنا ذلك بزيادة المبيعات وتكرار المبيعات ومعدلات التحويل ومعدلات الاحتفاظ بالعملاء وما إلى ذلك؟ بكم؟
  • هل سيعطينا هذا النظام الجديد ميزة إستراتيجية على المنافسين؟ كيف؟
  • هل سيؤدي ذلك إلى تحسين العلاقات والعمليات مع البائعين العالميين؟ كيف يمكنني تتبعه وما هي أهدافي؟
  • هل سيؤدي هذا النظام إلى تحسين سلسلة التوريد وأنشطة المخزون؟ ما هي المقاييس الرئيسية التي نتتبعها الآن ، وكيف ستتحسن بعد تشغيل النظام؟

فكر في المقاييس والأهداف التي تتبعها حاليًا في مؤسستك ، ثم قم بعمل تنبؤات وقم بتعيين مؤشرات الأداء الرئيسية لتتبع النجاح والتقدم بمرور الوقت بمجرد وضع نظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد الخاص بك في مكانه الصحيح.

وختاما… ما عليك الا جمع اوراقك وبياناتك واتباع الخطوات وابدا فى تطوير مؤسستك ….

 

 

الكاتب : أيمن محمد كاتب نشيط
اخبرنا شيئا عن نفسك.

إنضم إلينا وشارك!

إنضم إلينا الان
انضم إلى مجتمعنا. قم بتوسيع معرفتك وشارك أفكارك ومقالاتك!

التعليقات

لا توجد تعليقات حتى الآن